http://sabda.org/publikasi/e-leadership/27
e-Leadership edisi 27 (14-2-2008)
Penyerahan Tugas dan Tanggung Jawab
Edisi Februari 2008
==================================**==================================
Milis Publikasi e-LEADERSHIP
****
Topik: Penyerahan Tugas dan Tanggung Jawab
==================================**==================================
MENU SAJI
EDITORIAL : Menyerahkan Sebagian Tugas Itu Lebih Baik
ARTIKEL 1 : Bagaimana Menyerahkan Tugas dan Tanggung Jawab
ARTIKEL 2 : Perencanaan
INSPIRASI : Teladan Penyerahan Tugas dan Tanggung Jawab
STOP PRESS : Pembukaan Kursus Baru PESTA: Kursus Pernikahan
Kristen Sejati (PKS)
==================================**==================================
EDITORIAL
-*- MENYERAHKAN SEBAGIAN TUGAS ITU LEBIH BAIK -*-
Apa yang akan Anda lakukan jika saat ini pekerjaan, tugas, dan
tanggung jawab seakan-akan datang tiada henti dan menumpuk di pundak
Anda? Paling tidak ada dua pilihan yang dapat Anda lakukan,
mengerjakan sendiri tugas-tugas itu atau mendelegasikannya kepada
rekan kerja atau staf Anda yang kompeten untuk membantu
menyelesaikan tugas tersebut.
Mendelegasikan tugas kepada orang yang kompeten merupakan pilihan
yang lebih baik dibandingkan dengan mengerjakan sendiri semua tugas
yang ada. Meskipun begitu, sebelum mendelegasikan tugas, akan baik
jika Anda terlebih dahulu memerhatikan dan memahami dengan benar
aspek-aspek penting mengenai hal tersebut. Sajian dua artikel dalam
edisi kali ini dapat membantu Anda dalam menyerahkan sebagian tugas
dan tanggung jawab. Simak pula sajian kolom Inspirasi. Kiranya kisah
yang tersaji di dalamnya dapat menjadi teladan bagi Anda dalam
mendelegasikan tugas.
Akhir kata, selamat menyimak dan selamat mendelegasikan!
Pemimpin Redaksi e-Leadership,
Dian Pradana
"Karena itu pergilah, jadikanlah semua bangsa murid-Ku dan baptislah
mereka dalam nama Bapa dan Anak dan Roh Kudus." (Matius 28:19)
< http://sabdaweb.sabda.org/?p=Matius+28:19 >
==================================**==================================
THE BEST EXECUTIVE IS THE ONE WHO HAS SENSE ENOUGH TO PICK GOOD MEN
TO DO WHAT HE WANTS DONE, AND SELF-RESTRAINT ENOUGH TO KEEP FROM
MEDDLING WITH THEM WHILE THEY DO IT.
==================================**==================================
ARTIKEL 1
-*- BAGAIMANA MENYERAHKAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB -*-
Materi ini didesain khusus bagi mereka yang berkecimpung di dalam
organisasi Kristen. Organisasi Kristen berbeda dengan organisasi
sekuler, tidak hanya dalam hal tujuannya, tapi juga dalam hal sifat
dan sering kali dalam hal ukuran dan staf. Umumnya, para
pemimpin dalam organisasi Kristen berkeyakinan bahwa mereka tidak
memiliki cukup staf. Beberapa organisasi lain berkeyakinan bahwa
mereka harus bekerja dengan orang-orang yang kurang terampil dan
berpengalaman. Semua itu cenderung membuat para pemimpin Kristen
menjadi seorang pemberi tugas dan tanggung jawab yang buruk. Namun,
seperti layaknya dalam organisasi sekuler, pemimpin Kristen tidak
mungkin dapat melakukan pekerjaan sendiri kecuali dia menyerahkan
sebagian tugas dan tanggung jawab atau delegasi.
APAKAH DELEGASI ITU?
Delegasi bukanlah menyerahkan tugas yang memang telah menjadi
tanggung jawab seseorang. Delegasi adalah menyerahkan sebagian dari
tugas Anda kepada orang lain. Jika Anda adalah pemimpin, maka bidang
tugas dan tanggung jawab pasti sangat melebihi kapasitas Anda untuk
dapat mengerjakan semuanya sendiri. Sebagian dari tugas dan tanggung
jawab Anda harus diserahkan.
Jika Anda adalah pendeta di gereja lokal, sebagian dari tanggung
jawab Anda tentunya adalah berkhotbah setiap Minggu pagi. Sebenarnya
Anda dapat mendelegasikan tugas itu kepada orang lain, namun
biasanya itu adalah tanggung jawab Anda. Namun demikian, Anda dapat
meminta sekretaris Anda atau orang lain untuk melakukan sebagian
penelitian untuk khotbah Anda atau pun mengetik naskah khotbah Anda.
Jika Anda adalah pimpinan di organisasi Kristen, Anda mungkin
memiliki tanggung jawab untuk mengawasi dan mengatur aspek tertentu
dalam organisasi. Anda tidak dapat mendelegasikan tanggung jawab
kesuksesan organisasi pada orang lain. Namun, Anda bisa
mendelegasikan tugas rutin Anda demi kepentingan organisasi.
MENGAPA BANYAK ORANG BINGUNG MENGENAI DELEGASI?
Kebingungan biasanya timbul antara apa yang didelegasikan dan apa
yang memang bagian dari pekerjaan (job description) karena tidak
adanya alur kepemimpinan yang jelas. Mungkin tidak ada bagan
organisasi, atau tujuan tahunan/jangka panjang yang dinyatakan
dengan jelas. Mungkin juga kebingungan itu muncul karena pimpinan
tidak mengerti bagaimana mendelegasikan.
Langkah-langkah penyerahan tugas dan tanggung jawab yang sukses.
1. Putuskan apa yang harus dilakukan. Pikirkan seberapa banyak
tanggung jawab yang ingin Anda serahkan. Dengan kata lain,
tentukan dengan jelas tugas-tugasnya -- kalau perlu, tulis di
kertas.
2. Pilih orang terbaik. Pemilihan tersebut ditentukan oleh tenggat
waktu kapan pekerjaan itu harus selesai, dan siapa saja yang siap
untuk diserahi tugas. Jika tugas yang akan Anda serahkan adalah
tugas yang penting dan perlu segera diselesaikan, lebih baik Anda
memilih orang yang sekiranya paling mampu untuk melakukannya.
Sebaliknya, jika tugas itu tidak terlalu berisiko jika gagal
dilakukan, Anda bisa memanfaatkannya sebagai kesempatan untuk
melatih seseorang.
3. Jelaskan tugasnya dengan jelas. Pastikan bahwa orang yang Anda
serahi tugas itu benar-benar mengerti apa yang harus ia lakukan.
Kadang penting juga untuk mengatakan kepadanya mengapa ia dipilih
untuk melakukan tugas itu. Hal itu dilakukan agar ia mengerti
pentingnya tugas itu bagi dirinya sendiri dan organisasi.
4. Buatlah tingkat kewenangan. Mungkin timbul lebih banyak
kebingungan mengenai hal ini dibandingkan aspek-aspek lain dalam
pendelegasian. Ada beberapa tingkat delegasi:
- Lakukan dan jangan laporkan hasilnya;
- Lakukan dan segera laporkan hasilnya;
- Lakukan dan laporkan hasilnya secara rutin;
- Selidiki dan buatlah rekomendasi, saya yang akan memutuskan.
5. Antisipasi masalah. Pastikan orang yang nantinya akan bekerja
dengan orang yang Anda delegasi, mengerti benar tugas dan
tanggung jawab orang tersebut. Katakan padanya tentang orang yang
akan bekerja dengannya. Beritahukan mengenai pengalaman masa lalu
saat melakukan tugas yang sama dan kesulitan yang mungkin pernah
Anda alami. Pastikan ia tahu bagaimana menghubungi Anda saat
memerlukan bantuan.
6. Buat jadwal pemeriksaan. Tentukan waktu untuk membandingkan
catatan dan memeriksa perkembangan tugas itu. Pastikan ia tahu
jenis laporan seperti apa yang Anda inginkan atau apakah Anda
akan menidaklanjutinya secara informal atau formal.
7. Mengevaluasi hasil. Baik Anda dan orang yang Anda serahi tugas
dapat belajar banyak dari tugas tersebut. Jika tugas itu berbeda
dengan tugas rutin, mungkin Anda dapat memberikan apresiasi
khusus. Jika hasilnya tidak sesuai dengan yang Anda harapkan,
Anda harus menganalisa di mana letak kendalanya.
KAPAN HARUS MENYERAHKAN SEBAGIAN TUGAS?
Jelas, Anda harus mendelegasikan sebanyak mungkin tugas rutin,
seperti menyortir e-mail, menangani masalah surat-menyurat, dan
tugas-tugas lain yang bisa Anda serahkan.
Hal-hal lain yang harus Anda delegasikan adalah tugas-tugas yang
memang tidak bisa Anda kerjakan karena minimnya waktu Anda. Mungkin
hal tersebut terjadi karena ada hal-hal yang tak terduga atau
bertambahnya tanggung jawab Anda. Tugas-tugas itu mungkin adalah
tugas-tugas yang ingin Anda lakukan jika Anda punya waktu.
Tugas-tugas itu mungkin adalah tugas-tugas yang Anda kuasai, tapi
karena situasi, Anda harus mengesampingkannya.
Sering kali, tugas-tugas itu adalah tugas yang sebenarnya lebih
dikuasai oleh orang lain. Memeriksa situasi tertentu untuk
melatarbelakangi data untuk laporan, mengatur program atau rapat,
menangani aspek teknis negosiasi dengan distributor atau rekan
organisasi adalah hal-hal yang dapat diserahkan kepada orang lain
karena mereka bisa melakukannya.
Ketika tanggung jawab semakin banyak, Anda akan semakin banyak
mendelegasikan. Anda mungkin harus membagi-bagi pekerjaan Anda dan
menyerahkannya kepada orang lain. Tugas-tugas penting, jangan
didelegasikan; tugas-tugas yang tak terlalu penting, delegasikan.
KAPAN TIDAK PERLU MENDELEGASIKAN TUGAS?
Jangan delegasikan hal-hal yang berkaitan dengan kebijakan atau
keputusan-keputusan yang memengaruhi keseluruhan operasi organisasi.
Jangan delegasikan tugas yang memang hanya Anda sendiri yang
menguasainya. Hal itu hanya akan berujung pada sebuah kegagalan.
Jangan serahkan tugas hanya karena ingin menghindari tanggung jawab.
Jika itu dilakukan, imbasnya tidak akan menyenangkan.
MENGAPA JARANG MEYERAHKAN SEBAGIAN TUGAS?
Mungkin karena kita terlalu sibuk mengkhawatirkan bahwa hari ini
kita belum melakukan apa-apa untuk menghadapi hari esok. Kita takut
jika kita menyerahkan sebuah tugas sekarang, tugas itu tidak
dikerjakan dengan benar, akhirnya kita berusaha menanganinya sendiri
dan semakin terbebani dengan banyaknya tugas dan tanggung jawab yang
kita emban.
Sering kali, kita mengingat-ingat banyaknya hal yang telah berhasil
kita lakukan sendiri untuk organisasi dan tak menyadari bahwa kita
tidak mampu melakukan semuanya itu sendiri.
PERHATIAN UTAMA DALAM ORGANISASI KRISTEN
Ada dua perhatian utama yang harus dicermati oleh pemimpin
organisasi Kristen. Yang pertama adalah penggunaan tenaga relawan.
Saat menyerahkan sebagian tugas Anda pada relawan, penting sekali
untuk memastikan: (1) Anda percaya ia bisa melakukannya, (2) Anda
paham benar kapan ia harus melapor pada Anda, dan (3) Anda memiliki
orang-orang yang siap membantu saat Anda atau ia membutuhkan. Cermat
dalam menjelaskan tugas yang Anda serahkan dan memastikan bahwa
orang yang menerima delegasi tugas dari Anda mengerti apa yang harus
dilakukan, akan mengatasi segala masalah yang mungkin timbul.
Kedua, hasil dari tugas yang biasanya sangat berdampak pada
organisasi -- tujuan bersama dan arah. Sering kali, bawahan Anda
percaya bahwa mereka "tahu yang terbaik bagi organisasi" dan melihat
tugas itu bukan sebagai tugas yang berasal dari Anda, namun dari
organisasi. Dengan persepsi seperti itu, respons dan komunikasi
mereka terhadap Anda mengenai apa yang mereka lakukan, akan mudah
sekali rusak. Sekali lagi, masalah seperti ini paling baik diatasi
jauh-jauh hari dengan mengatakan sejelas mungkin apa yang harus
dilakukan dan kapan harus memberikan laporan.
BAGAIMANA MEMULAINYA
Jika Anda merasa bahwa Anda kurang baik dalam menyerahkan tugas dan
ingin menjadi lebih baik dalam hal tersebut, mulailah dengan membuat
daftar berisi seluruh tugas yang Anda yakin bisa diserahkan.
Kemudian, analisa orang-orang yang mungkin bisa Anda serahi tugas.
Tulis dengan jelas tentang apa harus dilakukan orang tersebut.
Hubungi orang yang Anda pilih untuk diserahi tugas demi mengetahui
apakah ia bersedia dan mampu melakukan tugas tersebut. Buat daftar
tugas yang Anda serahkan dan tetapkan kapan Anda akan memeriksanya,
baik secara formal dan informal. Secara pribadi, buatlah
catatan/grafik pelaksanaan delegasi tugas. Catatan itu akan membantu
Anda untuk memilih orang-orang yang melakukan tugas dengan baik dan
yang tidak baik. (t/Dian)
Diterjemahkan dan disesuaikan dari:
Judul buku : The Art of Management for Christian Leaders
Judul artikel: How`s Your Delegation
Penulis : Ted W. Engstrom dan Edward R. Dayton
Penerbit : Word Books, Texas 1976
Halaman : 141 -- 147
==================================**==================================
ARTIKEL 2
-*- PERENCANAAN -*-
Diringkas oleh: Puji Arya Yanti
Untuk penyerahan tugas dan tanggung jawab yang efektif, Anda harus
merencanakannya dengan tepat. Anda tidak boleh hanya meletakkan
semuanya di nampan dan membaginya kepada orang lain.
Ada lima hal penting yang dibahas dalam perencanaan penyerahan
tugas, yakni menentukan tugas, menetapkan parameter, mengenali
kandidat, merencanakan, serta tanggung jawab, pertanggungjawaban
dan, otoritas.
Perencanaan sangat penting untuk penyerahan tugas dan tanggung jawab
yang baik dan efisien. Tugas-tugas rutin yang ringan sudah pasti
dapat diserahkan tanpa pertimbangan yang rumit, tetapi untuk tugas
dan proyek yang lebih berbobot, harus direncanakan. Karena
perencanaan yang tidak memadai dapat membuat orang yang menerima
penyerahan tugas dan tanggung jawab menjadi terbebani, tidak
mengerti tujuannya, dan menderita karena merasa kurang didukung. Hal
ini justru tidak akan memotivasi mereka dan juga akan membawa Anda
jauh dari hasil yang diharapkan.
MENENTUKAN TUGAS
Tetapkan secara tegas tugas-tugas yang akan diserahkan kepada orang
lain. Hal ini akan membantu dalam menunjukkan tugas yang tidak perlu
dan produktif.
Menilai dan Memikirkan
- Ukur beban kerja Anda.
- Kenali tugas yang perlu Anda kerjakan secara khusus.
- Tugas lain berarti potensial untuk diserahkan.
Mengenali Pilihan-Pilihan Sederhana
- Kenali tugas yang dapat dikerjakan orang lain tanpa pelatihan
atau petunjuk.
- Serahkan tugas-tugas tersebut!
Menentukan Kebutuhan akan Pelatihan
- Ketahui tugas yang bisa diserahkan sesudah memberi beberapa
pelatihan atau pengarahan kepada seseorang.
- Putuskan jenis pelatihan yang diperlukan.
- Apakah memungkinkan?
Menentukan Bagian Proyek
- Kenali bagian-bagian proyek yang bisa Anda delegasikan, misalnya
satu bagian dari sebuah proyek besar.
Pertimbangkan Secara Menyeluruh
- Ketahui tugas yang tidak perlu dikerjakan.
- Periksa apakah tugas itu benar-benar menghabiskan waktu; jika
memang demikian, hentikan secepatnya.
- Rundingkan dengan orang yang tepat untuk menghentikannya (jangan
hanya menghentikan karena mungkin tugas itu benar-benar
diperlukan di suatu bagian lain dalam organisasi).
- Sebagai alternatif, barangkali Anda perlu mempertimbangkan
untuk mendelegasikan tugas itu ke luar.
MENETAPKAN PARAMETER
Ketika menetapkan suatu tugas yang akan didelegasikan, tetapkanlah
parameter, yang berarti memutuskan sampai di tingkat mana
penyerahan tugas dan tanggung jawab akan dilakukan.
Tiga tingkat penyerahan tugas dan tanggung jawab:
- Mendelegasikan unsur kecil suatu tugas atau proyek.
- Mendelegasikan sebagian -- menyerahkan suatu tugas atau proyek,
tetapi seluruh tanggung jawab tetap berada di tangan Anda sehingga
orang tersebut harus memberi laporan secara teratur kepada Anda
untuk instruksi selanjutnya.
- Mendelegasikan seluruh tugas atau proyek.
Dalam beberapa hal, ada juga tipe ke empat. Kita sering mendengar
kata lepas tangan, yaitu ketika Anda melimpahkan suatu tugas atau
proyek kepada seseorang tanpa memberi penjelasan, saran, atau pun
dukungan.
Tipe ini berarti melepaskan seluruh tanggung jawab, apakah akan
berhasil atau gagal, kepada orang lain dan juga akan membuat orang
merasa terbebani dan melemahkan motivasi.
Keuntungan mendelegasikan seluruh tugas:
- Pada dasarnya, semakin banyak tugas yang Anda delegasikan,
semakin baik bagi orang lain.
- Mereka akan melihat pekerjaan sebagai hal yang saling berkaitan,
yang berarti jauh lebih menyenangkan.
- Meningkatkan penggunaan inisiatif sendiri.
- Mengurangi kebingungan.
- Menghemat waktu koordinasi yang tidak perlu dan tidak efisien.
Keuntungan pendelegasian sebagian:
- Mula-mula, atau jika Anda atau yang lain tidak yakin dengan
kemampuan mereka, delegasikan subtugas, bukan keseluruhan tugas
utama.
- Anda dapat selalu mengatur untuk mendelegasikan semua tugas.
- Membangun kepercayaan diri, selama mereka tahu yang mereka
punyai hanya sebagian tugas pokok jika mereka melakukan
kesalahan.
- Anda sendiri dapat menjadi lebih percaya diri karena risiko
mereka melakukan kesalahan tidak terlalu besar.
- Anda dapat mendelegasikan tugas kepada staf baru atau
orang-orang yang tidak berpengalaman, dan mereka tdak perlu
bertanggung jawab.
Parameter untuk Manajer
Ada empat aturan emas yang harus Anda perhatikan sebagai parameter
untuk pendelegasian yang Anda lakukan.
- Jangan pernah mengambil kembali pekerjaan -- paling tidak, jangan
lakukan jika Anda masih mungkin membantunya.
- Jangan pernah melakukan perubahan pada tugas -- hal ini tentu
sulit jika tugas itu berkembang terus atau bukan merupakan tugas
tetap.
- Jangan pernah mendelegasikan ulang kepada orang lain -- ini tidak
hanya merendahkan orang yang pertama kali diserahi tugas, tetapi
juga seperti pengumuman terbuka atas ketidakmampuan mereka
dibandingkan orang lain yang diserahi tugas itu saat ini.
- Jangan pernah memberikan tugas yang sama kepada lebih dari satu
orang -- memang menyenangkan menilai orang dengan membandingkannya
dengan orang lain.
Apakah yang Sebetulnya Anda Inginkan?
Waktu yang saat ini dihabiskan untuk menetapkan pekerjaan akan
membuat pekerjaan tersebut lebih sederhana dalam jangka panjang.
- Tugas apa?
- Apakah standarnya?
- Sampai kapan?
- Seberapa akuratkah?
- Bagaimana ukuran atau penilaian hasilnya?
- Apakah batasannya:
- waktu?
- uang?
- sumber daya?
- orang?
- Seberapa banyak otonomi yang dapat Anda berikan?
- Apakah Anda memerlukan laporan balik, kalau iya, kapan?
MENGENALI KANDIDAT
Memutuskan siapa yang akan menerima pendelegasian dapat menjadi
sesuatu yang sangat sulit. Kebanyakan orang tidak pernah
benar-benar duduk dan membuat keputusan yang logis -- mereka hanya
melihat siapa yang sedang bebas dan dapat mengerjakan pekerjaan itu,
lalu mendelegasikannya kepada mereka.
Jadi, latihan menyediakan waktu sejenak untuk memerhatikan keahlian
dan pengalaman seseorang dapat memperlihatkan kepada Anda kesempatan
pendelegasian baru yang belum pernah Anda pikirkan sebelumnya!
Memahami Orang
- Selidiki keahlian, kemampuan, pengalaman, dan minat mereka.
- Audit adalah latihan yang berguna -- Anda mungkin menemukan
bahwa semua orang punya keahlian yang tidak pernah Anda ketahui
sebelumnya.
- Jangan meremehkan minat seseorang.
- Orang yang tekun mempelajari sesuatu jauh lebih berharga
daripada orang yang mengerjakan tugas karena keharusan.
Pikirkan Pilihan Anda
- Apakah mereka punya waktu untuk mengerjakan tugas itu? Tidak
ada gunanya mendelegasikan jika seseorang sudah kelebihan
pekerjaan.
- Apakah mereka punya kemampuan? Apakah mereka bisa mengerjakan
tugas itu segera?
- Bisakah Anda memberi latihan kepada mereka? Jika orang-orang
tidak memunyai pengalaman atau keahlian, tetapi kemampuan --
potensi masa depan untuk belajar bagaimana cara mengerjakan
tugas itu -- Anda dapat mendelegasikan kepada mereka dengan
memberi latihan terlebih dahulu.
- Apakah mereka menikmatinya? Tak ada aturan yang mengatakan
bahwa Anda tidak bisa memberikan pekerjaan yang hebat kepada
seseorang. Akan tetapi, jika Anda mencoba menyelaraskan minat
dan suka mendelegasikan, Anda akan lebih bahagia, lebih banyak
orang yang bersedia di sekeliling Anda.
MERENCANAKAN
Sekarang Anda dapat merencanakan bagaimana cara mendelegasikan
tugas tersebut.
Sebelum Mendelegasikan
- Apakah mereka memahami tujuan tugas itu?
- Apakah mereka memunyai keahlian atau potensi untuk mengerjakan
pekerjaan itu?
- Apakah ada orang yang pernah mengerjakan tugas itu sebelumnya
sehingga mereka dapat meminta petunjuk?
- Apakah Anda mengetahui kekuatan dan kelemahan mereka?
- Apakah Anda percaya mereka akan sukses?
- Apakah mereka yakin dengan pekerjaan tersebut?
- Apakah mereka ingin melakukannya atau perlu diyakinkan lebih
dahulu?
- Apakah tugas itu sesuai dengan jadwal/beban kerja mereka?
- Dapatkah Anda memercayai mereka? Jika tidak, Anda akan
menghabiskan lebih banyak waktu untuk terus-menerus memantau
dibandingkan jika Anda mengerjakannya sendiri.
- Apakah mereka akan mengikuti prosedur?
- Apakah mereka belajar dari pengalaman?
- Apakah mendelegasikan akan menguntungkan Anda, mereka, atau
orang lain?
Hindari Pelimpahan
- Seimbangkan antara kesulitan dan kebosanan di antara pekerja.
- Cobalah bertindak adil dengan membicarakan tugas yang menarik,
menyenangkan, atau akan membuat pekerja tersebut diakui.
- Simpan beberapa tugas pokok untuk Anda sendiri -- supaya adil!
- Tanya apakah tugas itu mereka sukai atau tidak -- jangan pernah
berasumsi!
TANGGUNG JAWAB, PERTANGGUNGJAWABAN, DAN OTORITAS
Memberikan pekerjaan kepada orang lain bukan merupakan pendelegasian
yang efektif. Supaya berkembang, orang memerlukan beberapa ukuran
otoritas untuk membuat keputusan. Sangatlah membantu untuk memiliki
hal berikut:
- tanggung jawab,
- otoritas,
- dan pertanggungjawaban.
Semua itu akan membantu Anda untuk mengingat tujuan pendelegasian.
Tanggung Jawab
Problem umum dalam pendelegasian adalah memberi seseorang sebuah
pekerjaan dan memberi mereka tanggung jawab untuk itu. Jika orang
tidak menerima tanggung jawab atau jika mereka berpikir itu adalah
tanggung jawab Anda, segalanya tentu akan berjalan dengan tidak
semestinya.
Pertanggungjawaban
Pertanggungjawaban adalah sesuatu yang Anda delegasikan. Anda
membuat orang bertanggung jawab atas tugas itu kepada Anda, tetapi
Anda sendiri tetap bertanggung jawab untuk hasilnya -- sekalipun
Anda telah mendelegasikannya.
Otoritas
Memberikan otoritas kepada seseorang untuk melakukan sesuatu tanpa
memberitahukannya kepada orang lain akan membuat segalanya menjadi
sulit. Anda harus memberi arahan kepada karyawan lain bahwa
seseorang sudah Anda beri otoritas untuk melakukan tugas tersebut.
Jika orang tidak memiliki otoritas yang memadai, mereka tidak mampu
membuat keputusan tanpa petunjuk dari Anda, bahkan tidak dapat
bertindak sama sekali.
Menyeimbangkan Ketiganya
Pendelegasian terbaik mengandalkan pada pemberian otoritas yang
tepat dan mengumumkannya kepada semua orang yang berhubungan dengan
tugas tersebut. Dengan demikian, Anda membuat mereka bertanggung
jawab atas tugas itu kepada Anda, sekalipun tanggung jawab yang
sesungguhnya tetap berada di pundak Anda.
Jadi, jangan abaikan tanggung jawab Anda. Jika semua berjalan buruk,
tak perlu berkata: "Saya telah memberikan tanggung jawab untuk ini,
ini semua salahmu!" Ini benar-benar milik Anda. Ingat, Anda tidak
bisa memberikan tanggung jawab dan Anda tidak akan terlalu bersalah.
Segi baiknya adalah Anda dapat mencuri perhatian seseorang. Jika
Anda mengumumkan bahwa orang lain berkuasa atas pekerjaan itu, dan
jika mereka mengerjakannya dengan cukup baik, orang akan tahu bahwa
orang itu yang telah mengerjakannya, bukan Anda. Manajer yang buruk
senang mencuri kredit untuk sesuatu yang tidak mereka kerjakan. Ini
adalah manajemen yang buruk dan sangat menghilangkan motivasi.
KESIMPULAN
- Jangan pernah mendelegasikan tanpa memberi pertimbangan yang masuk
akal mengenai tugas itu. Apakah adil dan tepat untuk
mendelegasikan tugas ini?
- Tetapkan parameter dan tentukan secara tepat tugas yang ingin
Anda delegasikan dan bagaimana. Jika Anda tidak tahu apa yang
Anda inginkan, Anda tidak akan memperoleh kesempatan.
- Kenali kandidat untuk pendelegasian itu dan sesuaikan orang dan
tugasnya secara logis. Mengembangkan seseorang adalah satu hal,
tapi pastikan mereka mampu melakukan tugas itu, beri latihan dan
dukungan jika perlu.
- Rencanakan tugas yang akan Anda delegasikan, dan hindari
pelimpahan kepada seseorang.
- Beri otoritas, tetapi tetap pegang tanggung jawab untuk tugas
itu, dan buat orang bertanggung jawab untuk Anda.
Diringkas dan disesuaikan dari:
Judul buku: Delegating
Judul bab : Perencanaan
Penulis : Julie-Ann Amos
Penerbit : PT Elex Media Komputindo, Jakarta 2002
Halaman : 21 -- 36
==================================**==================================
INSPIRASI
-*- TELADAN PENYERAHAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB -*-
Pernahkan Anda diminta melakukan sesuatu oleh pimpinan Anda, namun
ketika melaksanakannya sang pimpinan terus-menerus mengoreksi
setiap tindakan Anda? Apa yang Anda rasakan saat itu? Jangan kecil
hati, saya pun pernah mengalaminya, bahkan saya pun pernah melakukan
hal yang sama terhadap orang dalam tim saya sampai saya sadar bahwa
itu tidak baik. Saya lantas teringat pengalaman saya ketika bekerja
di perusahaan Pak Sutikno Teguh.
Pak Teguh -- begitu ia biasa disapa -- kerap memberikan contoh dan
arahan kemudian meminta saya melakukan sesuatu berdasarkan contoh
dan arahan tersebut. Pada saat pelaksanaan, beliau hanya memonitor
dan memberikan arahan jika diperlukan. Sering kali, ketika menemui
hambatan, saya berkonsultasi dengan beliau.
Apa yang membuat saya sangat salut, beliau sangat ahli dalam
mendengarkan dan kemudian memberi nasihat mengenai apa yang harus
dilakukan. Namun, terkadang beliau hanya diam dan hanya berkata,
"Aku sih ikut Paulus aja. Bagaimana yang terbaik menurut Paulus?"
Jawabannya ini kerap membuat saya berpikir keras dan lebih
bersungguh-sugguh dalam bekerja karena saya merasa sayalah yang
melahirkan ide tersebut (ada sense of ownership). Beliau mampu
mendelegasikan sekaligus mengembangkan saya. Salut!
Diambil dari:
Judul buku: The Leadership Wisdom
Penulis : Paulus Winarto
Penerbit : PT Gramedia, Jakarta 2005
Halaman : 219
==================================**==================================
STOP PRESS
-*- PEMBUKAAN KURSUS BARU PESTA:
KURSUS PERNIKAHAN KRISTEN SEJATI (PKS) -*-
< http://www.pesta.org/pks_sil >
Anda ingin memerkaya hidup pernikahan Anda? Kabar gembira! Sebuah
kursus tentang pernikahan telah dibuka oleh Pendidikan Elektronik
Studi Teologia Awam (PESTA). Kursus yang bernama Pernikahan Kristen
Sejati (PKS) ini berisi pelajaran-pelajaran dasar tentang hidup
pernikahan Kristen dan bagaimana membangun rumah tangga Kristen yang
memuliakan Tuhan. Selain mempelajari bahan-bahan yang diberikan,
Anda juga dapat mendiskusikan bahan-bahan tersebut dengan
pasangan-pasangan lain dalam sebuah kelas diskusi. Kursus ini akan
dibuka pada periode Maret/April 2008.
Bagaimana cara mengikuti kursus yang diadakan secara GRATIS oleh
PESTA < http://www.pesta.org > dan terbuka untuk umum ini? Beberapa
ketentuan di bawah ini yang harus Anda perhatikan.
1. Peserta adalah seorang Kristen yang sudah percaya pada Tuhan
Yesus Kristus.
2. Diutamakan untuk Anda yang sudah menikah, karena pasangan Anda
juga diharapkan dapat ikut terlibat dalam kelas diskusi.
3. Peserta harus mendaftarkan diri dengan mengisi Formulir
Pendaftaran Kursus yang ada di bawah ini atau mengisinya lewat
http://www.pesta.org/formulir_pendaftaran_pks.
4. Setelah mendaftar Anda akan mendapatkan modul PKS yang harus Anda
pelajari dan tugas-tugas tertulis yang harus Anda kerjakan. Tugas
tertulis tersebut harus sudah selesai dikerjakan sebelum kelas
diskusi dimulai (tgl. 1 April 2008). Anda juga bisa mengunduh
sendiri modul PKS ini di alamat: http://www.pesta.org/pks_sil
dengan berbagai pilihan format unduh, yaitu TEXT, HTML, dan PDF.
5. Peserta harus bersedia mematuhi semua peraturan yang berlaku
dalam kelas PESTA. Dapat dilihat di http://pesta.org/petunjuk.
Untuk kelas PKS ini, peserta tidak harus mengikuti kelas DIK
terlebih dahulu.
Tunggu apa lagi? Segeralah mendaftarkan diri karena kelas hanya
akan menampung dua puluh pasangan saja. Isi dan kirimkan formulir di
bawah ini ke: < kusuma(at)in-christ.net >.
======> Potong di sini <==============================================
FORMULIR PENDAFTARAN KURSUS PERNIKAHAN KRISTEN SEJATI
[Catatan: Diperbolehkan mengisi formulir oleh salah satu pasangan
saja.]
Nama Kelas: Pernikahan Kristen Sejati (PKS)
Nama lengkap:
Nama [istri/suami]:
Alamat e-mail:
Alamat pos:
Kota tinggal:
Provinsi:
Negara:
Kode pos:
Telepon/HP:
Tempat lahir:
Tanggal lahir:
Pendidikan terakhir:
Pekerjaan:
Talenta/keterampilan:
Gereja:
Jabatan pelayanan:
Komputer yang dipakai: [rumah/kantor/warnet]*
Pernah mengikuti kursus PESTA sebelumnya: [ya/tidak]*
(* pilih salah satu)
Jawablah pertanyaan berikut ini:
--------------------------------
1. Apakah Anda sudah menerima Yesus Kristus sebagai Juru Selamat dan
Tuhan secara pribadi?
- Ya
- Tidak
2. Apakah Anda percaya bahwa Alkitab seluruhnya adalah Firman Tuhan?
- Ya
- Tidak
3. Apakah pasangan Anda juga seorang yang percaya Tuhan Yesus?
- Ya
- Tidak
4. Berapa lama Anda sudah menikah? ............ tahun
5. Berapa anak yang Anda miliki dari hasil perkawinan Anda?
........... anak.
Sebagai persetujuan Anda untuk mengikuti Kursus PESTA, mohon
memberikan pernyataan di bawah ini:
"Dengan mengisi Formulir Pendaftaran PESTA ini berarti saya,
_______________________________ (nama lengkap) dengan keinginan
sendiri telah memutuskan akan mengikuti Kursus PESTA hingga
selesai dan mau menaati peraturan yang ada dan bersedia untuk saling
membangun iman sesama peserta dalam kasih."
======> Potong di sini <==============================================
Isi dan kirimkan formulir ini ke: < kusuma(at)in-christ.net >
Jika ada pertanyaan lain, silakan menghubungi Staf Admin PESTA di:
< kusuma(at)in-christ.net >
==================================**==================================
Berlangganan : subscribe-i-kan-leadership(at)hub.xc.org
Berhenti : unsubscribe-i-kan-leadership(at)hub.xc.org
Kontak e-Leadership: leadership(at)sabda.org
Arsip e-Leadership : http://www.sabda.org/publikasi/e-leadership/arsip
Situs Indo Lead : http://lead.sabda.org/
----------------------------------------------------------------------
Redaksi e-Leadership: Dian Pradana dan Puji Arya Yanti
e-Leadership merupakan kerjasama antara Indo Lead, YLSA, dll.
Didistribusikan melalui sistem network I-KAN
Bahan ini dapat dibaca secara on-line di situs:
http://www.sabda.org/publikasi/e-leadership/
Copyright(c) 2008 oleh YLSA
http://www.ylsa.org/ ~~ http://katalog.sabda.org/
Rekening: BCA Pasar Legi Solo No. 0790266579 / a.n. Yulia Oeniyati
==================================**==================================
Isi boleh disimpan untuk tujuan pribadi dan non-komersial. Atas setiap publikasi atau pencetakan wajib menyebutkan alamat situs SABDA.org sebagai sumber dan mengirim pemberitahuan ke webmaster@sabda.org