Delegasi Kepemimpinan (II)

==========MILIS PUBLIKASI E-LEADERSHIP EDISI AGUSTUS 2013============

                    Delegasi Kepemimpinan (II)
  
                 e-Leadership 149, 26 Agustus 2013

e-Leadership -- Delegasi Kepemimpinan (II)
Edisi 149, 26 Agustus 2013

Shalom,

Setiap pemimpin pasti pernah merasakan dan bergumul dengan banyaknya tugas yang 
harus diselesaikan dalam waktu dekat. Sehebat apa pun pemimpin, ia tidak akan 
pernah mampu melakukan dan menyelesaikan tugasnya sendirian. Sebab itu, pemimpin 
harus dapat membuat inovasi dalam mengatur setiap tugasnya melalui 
pendelegasian. Sebelum tugas didelegasikan, pemimpin harus memberikan masukan 
yang bermanfaat dan kreatif untuk membangkitkan motivasi bagi penerima delegasi. 
Bagaimanakah seorang pemimpin dapat mendelegasikan tugas dengan baik? Ingin tahu 
jawabannya, silakan menyimak tip e-Leadership kali ini. Semoga sajian kami dapat 
memberi Anda inspirasi untuk mendelegasikan tugas dengan baik.

Pemimpin Redaksi e-Leadership,
Ryan
< ryan(at)in-christ.net >
< http://lead.sabda.org >


Lakukanlah segala pekerjaanmu dalam kasih! (1 Korintus 16:14)
< http://alkitab.mobi/tb/1Ko/16/14/ >


                     TIP: KETERAMPILAN MEMBAGI TUGAS

Saat menghadapi timbunan pekerjaan, dan Anda berlomba dengan waktu, mungkin Anda 
akan mendelegasikan tugas-tugas rutin yang membosankan hanya supaya tugas-tugas 
itu diselesaikan dengan cepat. Akan tetapi, tidak semua tugas di meja Anda 
mendesak, jadi Anda harus mampu menggunakan prinsip pendelegasian dengan tepat 
untuk tugas-tugas tersebut. Berikut ini ada beberapa langkah untuk 
mendelegasikan tugas agar dapat berhasil dengan baik.

1. Meninjau Kembali Tugas yang Akan Didelegasikan dan Menyiapkan Tujuan

Menyiapkan tujuan merupakan langkah pertama dalam hampir semua keterampilan 
manajemen karena jika Anda tidak mengetahui ke mana Anda pergi, kesempatan Anda 
untuk tiba di tujuan akan sungguh terhalang. Sebuah sasaran merupakan suatu 
tujuan: sekali Anda mengetahuinya, Anda dapat merencanakan jalurnya, 
memperkirakan berapa waktu yang dibutuhkan untuk sampai ke sana, mengetahui 
apakah alternatif lain atau jalan pintas akan menolong atau tidak, dan 
mengetahui apabila Anda telah mencapai akhir perjalanan.

Jadi, mulailah dengan mengidentifikasi tugas dan menyiapkan sasaran untuk tugas 
tersebut. Kumpulkan sekelompok tugas yang memiliki sasaran sama. Jadi, jika Anda 
perlu mengerjakan beberapa penelitian untuk proposal Anda, carilah seseorang 
untuk melakukan semua itu -- pembiayaan, tampilan data, pilihan paket, 
perbandingan pesaing, dan yang lainnya. Sasarannya adalah untuk menemukan data 
yang akan mendukung proposal Anda dan membuatnya menjadi lebih meyakinkan.

2. Tetapkan Siapa yang Akan Mendapat Delegasi Tugas

Tidak semua tugas akan cocok untuk semua orang. Jika waktu bukanlah masalah 
utamanya, cobalah untuk "meregangkan" orang dengan tugas yang Anda delegasikan 
kepada mereka. Mereka akan mengetahui bahwa itu berguna. Bahkan, tugas yang 
penting dapat diberikan kepada seseorang yang terampil dan memiliki kemampuan 
walaupun dia tidak memiliki pengalaman terhadap tugas tersebut. Dengan cara itu, 
Anda terus-menerus membangun pengalaman dan kemampuan tim Anda.

Demikian juga, tidak ada gunanya memberikan tugas yang tidak sesuai dengan orang 
yang menerima tugas itu. Itu hanya akan menyia-nyiakan bakatnya. Jika Anda ingin 
seseorang melakukan penelitian Anda, carilah seseorang yang cukup metodis dan 
memiliki kemampuan yang baik untuk berinteraksi dengan orang-orang jika mereka 
perlu mendapatkan informasi tentang para pesaing dari para pemasok, atau untuk 
membujuk seseorang yang sibuk meluangkan waktunya untuk membantu mencari data-
data. Jangan mendelegasikan tugas itu kepada seseorang yang berpikiran pendek, 
yang baik dalam memulai segala sesuatu, namun kemudian ingin cepat-cepat memulai 
tugas berikutnya tanpa melihat hal itu secara mendalam.

Berpikir cerdas: Ketika Anda dikejar waktu, carilah orang yang berpengalaman.

Jika Anda sedang terburu-buru, merupakan ide yang baik untuk mendelegasikan 
tugas kepada seseorang yang sudah mengerti bagaimana menjalankan tugas itu 
dengan bantuan yang relatif sedikit dari Anda. Namun, jika Anda memiliki waktu, 
berusahalah untuk mencari seseorang yang akan lebih "diregangkan" dengan tugas 
itu, dan yang akan belajar dari tugas tersebut. Sekali Anda melatih mereka, 
mereka akan termotivasi dan Anda akan memiliki seseorang lain yang terampil 
untuk kembali mendapat tugas di waktu mendatang.

3. Tetapkan Parameter/Ukuran

Anda memberikan delegasi tugas kepada seseorang dengan sebuah sasaran. Mereka 
perlu tahu apa yang seharusnya mereka capai dan alasannya. Namun, mereka akan 
membutuhkan lebih daripada itu. Mereka akan ingin mengetahui berapa waktu yang 
mereka miliki, otoritas apa yang mereka miliki (misalnya, untuk mendapat masukan 
dari orang lain), dan sebagainya. Jadi, Anda perlu menyediakan:

- sasaran,
- batas waktu,
- standar kualitas,
- anggaran pendanaan,
- batasan otoritas, dan
- rincian berbagai sumber daya yang tersedia.

Namun, Anda tidak perlu mengatakan bagaimana cara mereka melakukan tugas 
tersebut. Anda hanya harus memberi tahu semua hal yang mereka butuhkan untuk 
memberikan hasil yang Anda inginkan -- termasuk kapan Anda menginginkan hasil 
itu, berapa biaya yang Anda inginkan, dsb.. Namun, tentang bagaimana cara mereka 
mencapainya, itu terserah mereka. Untuk kembali pada analogi sasaran sebagai 
tujuan, mereka bebas untuk merencanakan jalur yang ingin mereka tempuh selama 
mereka dapat tiba tepat waktu, menggunakan bahan bakar dalam jumlah yang dapat 
diterima, dan tidak menghancurkan mobilnya. Apa pun cara yang mereka gunakan, 
mintalah mereka menggambarkan rute yang mereka tempuh, namun jangan membuat 
mereka mengubahnya sesuai keinginan Anda. Jika Anda mendapati ada masalah yang 
belum mereka antisipasi, tunjukkan dan biarkan mereka mencari penyelesaiannya.

4. Periksalah Apakah Mereka Mengerti

Doronglah mereka untuk membicarakan tugas itu dengan Anda sehingga Anda dapat 
memastikan bahwa mereka sungguh-sungguh memahami apa yang diperlukan dan 
alasannya. Anda dapat memberikan beberapa ide selama Anda tidak mengarahkan 
mereka untuk mengadopsi pendekatan Anda.

5. Berikan Mereka Dukungan

Dukunglah sebisa Anda. Berikan jalan dengan meminta pimpinan departemen lain 
untuk ikut memberi dukungan dari timnya; katakan kepada mereka di mana dapat 
memperoleh informasi yang Anda ketahui namun tidak mereka ketahui; berikan akses 
kepada dokumen-dokumen yang membantu, biarkan mereka memiliki salinan dari 
rancangan proposal yang akan mereka lakukan (saya menganggap Anda menulis 
rancangan secara umum sebagai kelanjutannya).

Berpikir cerdas: Menggandakan

Jika tugas yang ada merupakan sebuah proyek yang besar, atau jika itu proyek 
kecil namun dengan waktu yang terbatas, Anda selalu dapat mendelegasikannya ke 
lebih dari satu orang. Biasanya, pendekatan terbaik adalah dengan menunjuk 
seorang pimpinan proyek. Anda juga harus memberikan pengarahan kepada setiap 
orang secara bersamaan sehingga mereka semua dapat mengetahui apa yang perlu 
dilakukan.

6. Amati Kemajuan Mereka

Jadwalkan sesi tanya jawab untuk proyek utama yang berjangka panjang. Bahkan, 
untuk sebuah tugas yang singkat, periksalah bagaimana itu berjalan -- sering 
kali, tanya jawab secara informal lebih berhasil daripada sesi formalnya. Ini 
memberi mereka kesempatan untuk memeriksa bersama Anda bahwa mereka berada di 
jalurnya, bahwa mereka tidak menghabiskan waktu pada terlalu banyak detil, atau 
kehilangan sudut pandang. Ini akan meningkatkan kepercayaan diri mereka dalam 
pekerjaan yang mereka lakukan, dan meyakinkan Anda kembali bahwa segala sesuatu 
berada pada jalurnya.

Namun, mengamati tidaklah berarti ikut campur. Perhatikan tanda-tanda ketika 
mereka membuat kesalahan dan tidak menyadarinya, namun jangan terlalu rewel 
dengan kesalahan yang berulang. Hal tersebut tidak dapat dielakkan, dan Anda 
sendiri mungkin juga melakukan kesalahan-kesalahan yang sama jika Anda yang 
melakukan tugas tersebut. Anda harus ikut campur hanya jika terjadi kesalahan 
serius, dan dalam kerangka untuk mengembalikan pekerjaan pada jalurnya. 
Mengalihkan sebuah tugas dari seseorang merupakan pelemahan motivasi yang sangat 
dalam dan hanya boleh dilakukan dalam situasi yang sangat ekstrem. Jika Anda 
mendelegasikan tugas secara benar dari awal, seharusnya itu tidak terjadi.

7. Evaluasilah Hasil Pekerjaan Mereka

Setelah tugas diselesaikan, duduklah bersama dengan anggota tim yang terlibat 
dan evaluasilah apa yang telah mereka jalani. Berikan pujian dan pengakuan yang 
diperlukan, bahkan, jika hasilnya mengecewakan pun, cobalah temukan aspek-aspek 
lain dari hasil yang telah mereka capai untuk dipuji. Pastikan bahwa mereka dan 
Anda, telah belajar beberapa hal yang Anda butuhkan dari pelaksanaan kegiatan. 
Dan, ingatlah bahwa puncak tanggung jawab atas sebuah kegagalan, seperti halnya 
keberhasilan, berada di tangan Anda.

Berpikir Cerdas: Pengawasan

Hanya karena Anda dikejar waktu, bukan berarti Anda tidak dapat mengamati 
kemajuan. Lagi pula, Anda tetap perlu merasa yakin bahwa tugas dikerjakan secara 
tepat. Jika Anda telah mendelegasikan tugas mendesak yang harus diselesaikan di 
akhir waktu kerja, Anda tetap dapat memunculkan diri Anda di seluruh ruangan 
kantor di sepanjang sore hari, untuk memastikan bahwa segala sesuatu berjalan 
dengan baik.

Itu semua merupakan prinsip dasar dari delegasi. Jadi sekarang, lakukanlah itu, 
setidaknya sejauh yang dapat Anda paksakan dari waktu yang Anda miliki saat ini. 
Sebelum Anda bergerak untuk menghadapi pekerjaan Anda yang lain, kerjakan dan 
delegasikan segala sesuatu yang benar-benar penting dan harus diselesaikan dalam 
waktu 24 jam.

Sekarang, singkirkan sisa pekerjaan Anda lainnya untuk didelegasikan (tetap 
dalam kelompok tugas berdasarkan prioritas) sehingga Anda dapat 
mendelegasikannya di lain waktu dan memberi waktu untuk memikirkannya secara 
tepat, berdasarkan prinsip-prinsip yang telah kita lihat. Nah, seharusnya ada 
sejumlah besar timbunan pekerjaan Anda yang dapat diselesaikan.

Jadi, jangan memandang delegasi sebagai cara untuk mengurangi beberapa pekerjaan 
yang tidak Anda sukai atau karena tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya. 
Sebenarnya, itu merupakan kesempatan kunci untuk melatih keterampilan Anda 
sebagai manajer dalam membangun sebuah tim.

Berpikir Cerdas: Majulah

Jika Anda mendelegasikan pekerjaan dengan baik pada saat Anda memerlukannya 
untuk diselesaikan, tentukanlah batasan waktu yang dapat memberi Anda waktu 
ekstra untuk membangun proyek Anda sendiri selanjutnya. Sebagai contoh, Anda 
dapat meminta penelitian untuk proposal Anda diselesaikan dan diberikan kepada 
Anda sepuluh hari sebelum Anda membuat proposal itu -- memberi Anda cukup waktu 
untuk menggabungkannya dengan tugas Anda sendiri. (t/Okti)

Diterjemahkan dan disunting dari:
Judul buku: Work Overload
Judul asli bab: Delegating
Judul asli artikel: Delegation Skills
Penulis: Ros Jay
Penerbit: Pearson Education Limited, Harlow 2001
Halaman: 50 -- 56


                                   KUTIPAN

Kebanyakan orang tidak pergi meninggalkan organisasi, mereka pergi meninggalkan 
pemimpinnya. 
(Marcus Buckingham)


                 JELAJAH SITUS: SHARPENINGLEADERS.COM

Situs ini bertujuan untuk menajamkan visi, membentuk nilai-nilai, dan berbagi 
petualangan dalam kepemimpinan Kristen. Di dalamnya, terdapat tiga kategori 
utama.

Yang pertama adalah Home, kategori ini berisi artikel-artikel terbaru yang ada 
dalam situs ini. Yang kedua adalah To The Point, berisi artikel ringkas dan 
tajam yang membahas isu-isu penting dan umum yang dihadapi oleh para pemimpin 
Kristen. Dari topik seperti kesepian sampai dengan delegasi, To The Point 
memberikan inspirasi, dorongan, dan langkah-langkah tindakan praktis. Yang 
ketiga adalah Mentoring Questions, ditulis untuk mereka yang sedang melakukan 
mentoring atau ingin menjadi seorang mentor. Setiap artikel memberikan 
pertanyaan mentoring yang sudah terbukti berguna, dengan penjelasan kapan atau 
mengapa Anda bisa mengajukan pertanyaan seperti itu, apa yang harus didengarkan 
dalam respons dan janji Alkitab yang berhubungan dengan topik mentoring yang 
kita lakukan.

Selain itu, terdapat pula tiga kategori yang lain. Pertama adalah Arrow 
Leadership, yaitu program kepemimpinan yang sudah berdiri sejak tahun 1991, dan 
telah aktif terlibat dalam pengembangan kepemimpinan Kristen, membantu para 
pemimpin untuk tumbuh dari dalam ke luar. Yang kedua adalah Bi-Weekly Leadership 
Tip, yaitu terbitan Dwi Mingguan yang bisa dikirimkan ke alamat email Anda jika 
Anda berlangganan. Yang terakhir adalah General Leadership, yaitu artikel-
artikel kepemimpinan yang dapat digunakan secara umum, bukan hanya untuk 
kepemimpinan Kristen saja. Situs ini juga memiliki akun Twitter dengan nama 
@SharpLeaders. Jika Anda tertarik, silakan kunjungi alamat di bawah ini. (Yusak)

==> http://www.sharpeningleaders.com/
Tanggal akses: 1 April 2013


Kontak: leadership(at)sabda.org
Redaksi: Ryan, Berlin B., dan N. Risanti
Berlangganan: subscribe-i-kan-leadership(at)hub.xc.org
Berhenti: unsubscribe-i-kan-leadership(at)hub.xc.org
Arsip: http://sabda.org/publikasi/e-leadership/arsip
BCA Ps. Legi Solo, No. 0790266579, a.n. Yulia Oeniyati
(c) 2013 -- Yayasan Lembaga SABDA < http://ylsa.org >